Câu hỏi 2. Trả lời hỏi:

a) Đây chính là việc tìm hiểu và nêu lên các tình huống cần phải viết các văn bản.

-  Khi cần truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc cho nhiều người biết một vấn đề gì đó (thường là rất quan trọng) người ta dùng Thông báo.

-  Khi cần đề đạt một nguyện vọng chính đáng nào đó của cá nhân hay tập thể đối với cơ quan hay cá nhân có thẩm quyền giải quyết thì người ta dùng văn bản nghị (kiến nghị).

-  Khi cần thông báo một vân đề gì đó từ cấp dưới lên cấp trên thì người ta dùng văn bản Báo cáo.

b) Mục đích của các loại văn bản trên.

- Thông báo nhằm phổ biến một nội dung.

- nghị nhằm đề xuất một nguyện vọng, ý kiến.

- Báo cáo nhằm tổng kết nêu lên những gì đã thể hiện cho cấp trên biết.

c) Ba văn bản này.

- Giống nhau ở hình thức trình bày, theo mẫu qui định nhưng chúng khác nhau về mục đích và những nội dung cụ thể được trình bày trong mỗi văn bản.

- Chúng khác với các tác phẩm văn  thơ vốn dùng hư cấu tưởng tượng để xây dựng hình tượng. Đây là những kiểu văn bản báo sự vụ, hành chính.

- Những văn bản viết theo mẫu có thể so sánh tương tự với ba loại văn bản trên là: Biên bản, Sơ yếu lí lịch, Giấy khai sinh, Hợp đồng...